Tables principales et champs intrinsèques

CollectiveAccess est structuré autour de plusieurs tables principales, dont les éditeurs peuvent être activés (ou désactivés) selon les besoins du projet. Chaque table principale possède ses blocs intrinsèques et son propre jeu de blocs de labels préférés et non préférés. Des interfaces utilisateurs distinctes peuvent être configurées pour chaque table et, à l'intérieur, une même table peut avoir plusieurs interfaces utilisateurs restreintes par type.

Les éditeurs non pertinents pour votre système (vous ne cataloguez pas les lieux, par exemple) peuvent être désactivés dans le fichier de configuration app.conf, en réglant les directives *_disable ci-dessous sur une valeur non nulle. Voici à quoi cela ressemble dans app.conf :

# Editor "disable" switches
# -------------------
ca_objects_disable = 0
ca_entities_disable = 0
ca_places_disable = 0
ca_occurrences_disable = 0
ca_collections_disable = 0
ca_object_lots_disable = 0
ca_storage_locations_disable = 0
ca_loans_disable = 0
ca_movements_disable = 1
ca_tours_disable = 1
ca_tour_stops_disable = 1
ca_object_representations_disable = 1

Objets (ca_objects)

Les fiches objet représentent les items ou actifs d'une collection, généralement les items physiques ou nativement numériques gérés. Chaque fiche objet a un « type » qui détermine quels champs lui sont pertinents. La liste des types disponibles dans votre système peut être personnalisée pour correspondre à vos exigences de catalogage.

Note

ca_objects.preferred_labels.name est utilisé par les correspondances d'import et les modèles d'affichage pour référencer le champ intrinsèque name de la table ca_object_labels.

Principaux champs intrinsèques des objets :

Nom	Code	Description	Obligatoire ?	Défaut
Identifiant	idno	L'identifiant de l'objet. Doit respecter la politique de numérotation configurée si require_valid_id_number_for_ca_objects est défini dans app.conf. Doit être unique si allow_duplicate_id_number_for_ca_objects n'est pas défini.	Selon politique de numérotation
Type	type_id	Une valeur de la liste object_types indiquant le type de l'enregistrement. Stocké comme item_id numérique interne. Lors d'un import ou via l'API, l'identifiant de l'élément peut être utilisé.
Parent	parent_id	Référence à l'enregistrement parent. Nul si aucun parent n'est défini.	Non	null
Accès	access	Détermine la visibilité dans les applications publiques comme Pawtucket. Valeurs définies dans la liste access_statuses. Par convention, « 0 » = privé et « 1 » = public (modifiable dans app.conf).	Oui	0
Statut	status	Statut général de l'enregistrement dans le flux de catalogage. Valeurs définies dans workflow_statuses. Purement informatif, sans impact fonctionnel.	Oui	0
Lot	lot_id	Référence au lot (ca_object_lots) dont l'objet fait partie. Un objet ne peut appartenir qu'à un seul lot.	Non
Source	source_id	Une valeur de la liste object_sources indiquant la source d'origine de l'objet.	Non
Sorti de l'inventaire ?	is_deaccessioned	Indicateur de sortie d'inventaire : 1 si sorti, 0 (défaut) sinon.	Oui	0
Date de sortie d'inventaire	deaccession_date	Date de sortie d'inventaire (plage de dates historique).	Non
Date de cession	deaccession_disposal_date	Date de cession de l'objet, généralement postérieure à la sortie d'inventaire.	Non
Notes de sortie d'inventaire	deaccession_notes	Notes sur le processus de sortie d'inventaire (65535 caractères max.).	Non
Type de sortie d'inventaire	deaccession_type_id	Une valeur de object_deaccession_types (ex. « Vendu », « Détruit », « Transféré »).	Non
Type d'acquisition	acquisition_type_id	Une valeur de object_acq_types indiquant le mode d'acquisition de l'objet.	Non
Statut d'acquisition	item_status_id	Une valeur de object_statuses (ex. « acquis », « acquisition en attente », « item non acquis »).	Non
Étendue	extent	L'étendue numérique. Nombre entier positif.	Oui	0
Unités d'étendue	extent_units	Unités de l'étendue, en texte.	Oui
Statut de circulation	circulation_status_id	Une valeur de object_circulation_statuses (statut de prêt/retour bibliothèque).	Non
Emplacement d'origine	home_location_value	L'emplacement d'origine de l'objet, mis en forme selon home_location_display_template d'app.conf.	Non

Note

Les champs submission_* (utilisateur, groupe, statut, formulaire) et view_count concernent les enregistrements soumis via le formulaire « contribuer » de Pawtucket et le nombre de consultations sur le front-end.

Lots d'objets (ca_object_lots)

Les lots enregistrent l'acquisition d'un ou plusieurs objets. Ils sont couramment utilisés par les institutions qui peuvent acquérir plus d'un item unique par acquisition. Les informations de régie, comme l'acte de don, peuvent être enregistrées dans une fiche lot, tandis que le catalogage de chaque objet acquis reste au niveau de l'objet.

Entités (ca_entities)

Les fiches entité représentent des personnes et des organisations précises. Des relations peuvent être créées entre les fiches entité et objet (ou tout autre enregistrement de toute autre table), avec des types de relation entièrement personnalisables. Par exemple, une fiche entité d'un individu pourrait être liée à une fiche objet comme créateur de l'objet, ou comme photographe, donateur, éditeur, interprète, etc.

Note

ca_entities.preferred_labels.displayname est utilisé par les correspondances d'import et les modèles d'affichage pour référencer le champ intrinsèque displayname de la table ca_entity_labels.

Principaux champs intrinsèques des entités :

Nom	Code	Description	Obligatoire ?	Défaut
Identifiant	idno	L'identifiant de l'entité. Soumis à la politique de numérotation et aux contraintes d'unicité configurées dans app.conf.	Selon politique de numérotation
Type	type_id	Une valeur de la liste entity_types indiquant le type de l'enregistrement.	Oui	null
Parent	parent_id	Référence à l'enregistrement parent. Nul si aucun parent.	Non	null
Accès	access	Visibilité dans les applications publiques. Valeurs dans access_statuses (« 0 » privé, « 1 » public par convention).	Oui	0
Statut	status	Statut dans le flux de catalogage. Valeurs dans workflow_statuses. Purement informatif.	Oui	0
Période de vie	lifespan	Les dates de vie de l'entité (plage de dates historique).	Non
Source	source_id	Une valeur de entity_sources indiquant la source d'origine de l'entité.	Non

Lieux (ca_places)

Les fiches lieu représentent des localisations physiques, géographiques ou autres. Les lieux sont par nature hiérarchiques, permettant d'imbriquer des fiches plus précises au sein de fiches plus larges. Comme les entités, les lieux peuvent être liés à des enregistrements d'autres tables. Ils servent généralement à modéliser des autorités de localisation propres à votre système. Pour le catalogage des noms de lieux géographiques courants, envisagez la prise en charge intégrée de CollectiveAccess pour GoogleMaps, OpenStreetMap, GeoNames et/ou le Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN).

Occurrences (ca_occurrences)

Les occurrences représentent des concepts temporels comme des événements, expositions, productions ou citations.

Collections (ca_collections)

Les collections représentent des regroupements significatifs d'objets. Elles peuvent désigner des collections physiques, des collections symboliques d'items associés par un critère, ou tout autre regroupement. Les fiches collection servent souvent à gérer le traitement archivistique formel et la création d'instruments de recherche, en configurant les fiches pour qu'elles respectent la norme de contenu DACS (Describing Archives).

Emplacements de stockage (ca_storage_locations)

Les fiches d'emplacement de stockage représentent les localisations physiques où les objets peuvent se trouver, être exposés ou stockés. Comme les fiches lieu, les emplacements de stockage sont hiérarchiques et peuvent être imbriqués pour noter la localisation à divers niveaux de précision (bâtiment, salle, armoire, tiroir, etc.). Comme les autres tables principales, chaque emplacement peut comporter un catalogage arbitrairement riche : restrictions d'accès, coordonnées géographiques, mots-clés et autres informations.

Prêts (ca_loans)

Les fiches prêt enregistrent les détails des prêts entrants et sortants d'objets. Comme toutes les autres, elles sont entièrement personnalisables et peuvent servir à suivre tous les aspects d'un prêt : dates, transport, informations d'assurance.

Mouvements (ca_movements)

Pour les besoins de suivi de localisation plus complexes, les fiches mouvement permettent d'enregistrer dans le détail le déplacement des objets entre emplacements de stockage, pendant un prêt ou une exposition. Intégrées à une politique de suivi de localisation ou d'historique d'utilisation, elles fournissent un enregistrement robuste de chaque événement de déplacement dans l'histoire d'un objet.

Représentations d'objet (ca_object_representations)

Les représentations capturent les médias numériques représentatifs (images, vidéo, audio, PDF) des objets. Une fiche représentation ne contient généralement qu'un fichier média, mais peut accueillir un catalogage supplémentaire propre au fichier (et non à l'objet qu'il représente) : légendes, crédits, informations d'accès, droits et restrictions de reproduction.

Visites (ca_tours) et étapes de visite (ca_tour_stops)

Les fiches visite capturent des informations sur les visites, sur site ou en ligne, d'objets, de lieux, de collections ou de tout autre enregistrement. Chaque fiche visite comporte un nombre quelconque d'« étapes » ordonnées. Chaque étape contient des métadonnées (texte descriptif, coordonnées géographiques, etc.) ainsi que des relations vers les objets, entités et autres enregistrements pertinents.

Tables de labels

Les labels sont les noms ou titres des enregistrements. Toutes les tables principales ont des tables de labels associées. Les labels existent en deux variétés : préférés et non préférés. Chaque enregistrement a un, et un seul, label préféré, utilisé comme titre d'affichage par défaut. Un enregistrement peut avoir un nombre quelconque de labels non préférés, considérés comme des titres alternatifs et utilisables dans les recherches. Les labels sont toujours présents et n'ont pas besoin d'être configurés pour exister.

La notation abrégée suivante est couramment utilisée pour référencer les labels préférés : <nom de table>.preferred_labels.<champ nom de la table de labels>. Par exemple, ceci afficherait le label préféré d'un objet :

ca_objects.preferred_labels.name

Note

<nom de table>.preferred_labels.<nom de l'intrinsèque> est utilisé par les correspondances d'import et les modèles d'affichage pour référencer le champ intrinsèque name des labels préférés. La construction <nom de table>.preferred_labels est simplement un alias de la table de labels, filtré pour ne renvoyer que les entrées dont is_preferred est défini. Par exemple, ca_objects.preferred_labels.name et ca_object_labels.name désignent la même chose, sauf que la version ca_object_labels.name renvoie tous les labels, tandis que ca_objects.preferred_labels.name ne renvoie que ceux marqués comme préférés. De même, <nom de table>.nonpreferred_labels.<nom de l'intrinsèque> renvoie toutes les entrées non marquées comme préférées.

Correspondance table principale → table de labels :

Table principale	Table de labels
ca_objects	ca_object_labels
ca_object_lots	ca_object_lot_labels
ca_entities	ca_entity_labels
ca_places	ca_place_labels
ca_occurrences	ca_occurrence_labels
ca_collections	ca_collection_labels
ca_storage_locations	ca_storage_location_labels
ca_loans	ca_loan_labels
ca_movements	ca_movement_labels
ca_object_representations	ca_object_representation_labels
ca_tours	ca_tour_labels
ca_tour_stops	ca_tour_stop_labels

Champs disponibles pour toutes les tables de labels

Nom	Code	Description
Préféré ?	is_preferred	Un label préféré est le seul « vrai » titre ou nom d'un item — celui à utiliser pour le désigner — servant à l'affichage. Il ne peut y avoir qu'un seul label préféré par item et par locale (en cataloguant en trois langues, vous pouvez avoir jusqu'à trois labels préférés). Les labels non préférés sont des noms alternatifs qui améliorent la recherche ou préservent l'identité ; ils peuvent se répéter sans limite, prennent des locales et optionnellement des valeurs de type.
Tri du nom	name_sort	Version du label générée automatiquement, utilisée pour le tri.
Type	type_id
Source	source_info
Locale	locale_id	Locale du label.

Note

ca_tour_labels et ca_tour_stop_labels ne contiennent pas type, source_info ni is_preferred.

Champs « nom » des labels

Les champs de nom des tables de labels peuvent différer d'une table à l'autre.

Pour les labels d'objet, lot d'objets, lieu, occurrence, collection, emplacement de stockage, prêt, mouvement, représentation d'objet, visite et étape de visite, le champ est :

Nom	Code	Description
Nom	name	Nom de l'enregistrement, utilisé pour l'affichage.

Pour les labels d'entité (ca_entity_labels) :

Nom	Code	Description
Nom d'affichage	displayname	Nom complet de l'entité, utilisé pour l'affichage.
Prénom	forename	Prénom de l'entité.
Autres prénoms	other_forename	Prénoms alternatifs.
Deuxième prénom	middlename	Deuxième prénom de l'entité.
Nom de famille	surname	Nom de famille de l'entité.
Préfixe	prefix	Préfixe de l'entité.
Suffixe	suffix	Suffixe de l'entité.

Intrinsèques spéciaux

Des intrinsèques supplémentaires donnent accès aux informations du journal des modifications, à l'origine et au suivi de l'historique. Ils sont potentiellement disponibles pour de nombreuses tables principales, voire toutes.

Code	Description	S'applique à	Exemples
created	Date/heure de création de l'enregistrement, formatée selon les réglages système. Sous-champs optionnels : user, fname, lname, email (utilisateur créateur) et timestamp (horodatage Unix).	Tout enregistrement	ca_objects.created, ca_objects.created.timestamp, ca_objects.created.email
lastModified	Date/heure de dernière modification, formatée selon les réglages système. Mêmes sous-champs que created, relatifs au dernier modificateur.	Tout enregistrement	ca_objects.lastModified, ca_objects.lastModified.timestamp, ca_objects.lastModified.email
_guid	Un identifiant unique global (GUID) de l'enregistrement, identique à celui utilisé pour suivre les enregistrements dans les systèmes répliqués. (Depuis la version 1.8)	Tout enregistrement	ca_objects.guid
history_tracking_current_value	Valeur actuelle d'une politique de suivi de l'historique. La politique par défaut est utilisée sauf surcharge via l'option policy.	Tout enregistrement ayant une politique de valeur actuelle	ca_objects.history_tracking_current_value, …%policy=provenance
history_tracking_current_date	Date de la valeur actuelle d'une politique de suivi. Politique par défaut sauf surcharge via policy.	Idem	ca_objects.history_tracking_current_date, …%policy=provenance
history_tracking_current_contents	Valeurs de tous les enregistrements qui utilisent cet enregistrement comme valeur actuelle.	Tout enregistrement utilisé par au moins une politique	ca_storage_locations.history_tracking_current_contents, …%policy=current_location
submitted_by_user	Nom et e-mail de l'utilisateur ayant soumis l'enregistrement via le formulaire « contribuer » de Pawtucket. Personnalisable via display_template.	Objets, entités, lieux, occurrences, collections, lots, prêts, mouvements, emplacements, représentations	ca_objects.submitted_by_user
submission_group	Le groupe de l'utilisateur au moment de la soumission via le formulaire « contribuer ». Personnalisable via display_template.	Idem	ca_objects.submission_group

Référence exhaustive

Les champs intrinsèques détaillés des tables non couvertes ci-dessus (lots, lieux, occurrences, collections, emplacements, prêts, mouvements, représentations, visites) suivent le même schéma. La référence complète est dans la documentation officielle Providence et dans la section Schéma de la base de données.

Source

Traduction de la documentation officielle CollectiveAccess / Providence, section Data Modelling — Primary Tables. Terminologie alignée sur le fichier de localisation fr_FR de l'application.