II. Recherche

1/ Recherche¶

Il y a 4 façons de rechercher des enregistrements dans CollectiveAccess :

la recherche rapide (quicksearch) : présente sur tous les écrans à l'aide d'une petite case de recherche (en haut à droite)
la recherche simple : au sein d'un même type d'enregistrement
la recherche avancée : croiser des critères et effectuer des recherches complexes
parcourir : navigation par lien au sein du catalogue

A) La recherche rapide¶

Recherche rapide

située sur le côté droit de la barre de navigation principale,
moyen le plus rapide pour rechercher parmi tous les enregistrements des collections.
recherche plein texte dans la base de données, et affiche les résultats en les regroupant par type d'enregistrements (objets, personnes, endroits, événements, collections, localisations et lots d'objets).

La recherche plein texte "gambetta bordeaux" renvoie les objets, les personnes, les localisations ... contenant les mots "gambetta bordeaux" dans l'un des champs.

Le résultat affiche tous les enregistrements contenant le mot ou la phrase saisie et sont classés par type d’enregistrement (objets, personnes, localisations…).

résultats recherche rapide

liste de tous les enregistrements avec leur nom et leur identifiant.
Pour afficher un objet en particulier, cliquer sur le lien.
seuls les 100 résultats les plus pertinents sont affichés pour chaque type d'enregistrement : cliquer sur l'icône « Tous les résultats » du type concerné pour obtenir la liste complète.
un astérisque seul (*) affiche les 100 premiers enregistrements de chaque type.

Une fois un enregistrement affiché, vous pouvez toujours revenir à votre résultat de recherche précédent, en cliquant sur le lien « Résultats » dans le coin supérieur gauche de l'écran de saisie.

I) Effectuer une recherche précise via une recherche rapide¶

Possible d'effectuer une recherche très précise en indiquant le nom du champ dans lequel suivi de la valeur recherchée

ex : on souhaite rechercher l’objet dont l'identifiant est 2752 : idno:2752
on arrive alors directement sur la fiche concernée
la même syntaxe champ:valeur fonctionne en recherche simple et permet de chercher sur les dates, les mesures, les relations, les champs vides ou la date de dernière modification : voir la page Syntaxe de recherche (référence)

Fiche Monument à Gambetta (2752)

B) La recherche simple¶

Pour effectuer une recherche simple :

– menu Chercher : recherche ciblée dans un type d'enregistrement connu (objets, personnes, rangements, ... ) qui fournit une recherche plus encadrée que la recherche rapide.

recherche simple au sein des objets

Menu Chercher > objets > recherche simple

Recherche simple parmi les "objets"

saisir les termes de sa recherche dans la case prévue à cet effet :
un ou plusieurs mots :

ex : "gambetta bordeaux"

utilisation de la troncature :

stat* : le résultat obtenu donne tous les objets dont un des termes commence par stat (statue, statuaire,…)

Recherche simple avec troncature

effectuer une recherche précise avec le nom du champ suivi de la valeur recherchée.

I) recherche simple au sein des Personnes¶

Menu Chercher > Personnes > recherche simple
saisir le nom recherché (ex : "Rodin")

Recherche simple personne

C) La recherche avancée¶

Menu Chercher > Objets > Recherche avancée
sélectionner le formulaire souhaité dans le menu déroulant
recherche multi-critère à l'aide de champs présélectionnés,
les formulaires proposés sont paramétrables : voir Formulaires de recherche avancée

I) Le Search builder (constructeur de recherche)¶

Menu Chercher > Objets > Search builder (libellé non traduit dans la localisation française standard)
permet de composer une requête sans connaître la syntaxe : chaque règle associe un champ, un opérateur et une valeur
les opérateurs proposés dépendent du type de champ : contient / ne contient pas, égal / différent, commence par, est vide / n'est pas vide, entre, inférieur / supérieur…
« Ajouter une règle » ajoute un critère, « Ajouter un groupe » crée un sous-ensemble de règles combinées par ET ou OU
la requête obtenue peut être enregistrée comme les autres recherches (cf. F)
sa présence dépend de la configuration de l'installation et des droits du rôle de l'utilisateur

D) Astuces pour optimiser ses recherches¶

I) Les opérateurs booléens et jokers¶

Les recherches de bases (simples) ou avancées dans CollectiveAccess supportent les opérateurs booléens et les jokers (substitution de caractères, troncature).

Pour utiliser les opérateurs booléens, il suffit d'ajouter les termes suivants (en majuscule) dans votre expression de recherche :

AND : permet de cibler la recherche d'enregistrements comprenant seulement les deux termes séparés par ET
OR : élargit la recherche en récupérant les enregistrements contenant les mots séparés par le OU.
NOT ou - : cible la recherche en éliminant un terme de la recherche (= SAUF) – () : les parenthèses permettent de combiner des mots.
‘’ '' : les guillemets associent des termes pour créer une phrase, il s'agit -d'une recherche sur une chaîne de caractères.
* : la troncature est symbolisée par l'astérisque : pour rechercher des termes tronqués.
compléter ensuite les valeurs souhaitées – cliquer sur le bouton « Rechercher » afin d’exécuter la requête.
le résultat s'affiche sous le formulaire de recherche.

Ex de recherche multi-critères

Pour une meilleure visibilité du résultat, vous pouvez masquer le formulaire de recherche en cliquant sur « masquer le formulaire de recherche » et sur « montrer le formulaire de recherche » pour l'afficher de nouveau.

II) Retrouver les fiches créées ou modifiées¶

Utile pour relire les saisies d'une campagne, d'un stagiaire ou d'une journée de récolement.

created:"12/04/2026" : fiches créées le 12 avril 2026
modified:"avril 2026" : fiches modifiées en avril 2026
modified.catherine:"entre 01/03/2026 et 31/03/2026" : fiches modifiées en mars 2026 par l'utilisateur dont le login est « catherine »
created.catherine:"aujourd'hui" : fiches créées aujourd'hui par cet utilisateur
indiquer le login de l'utilisateur (son identifiant de connexion), pas son nom complet
dates au format français jour/mois/année, entre guillemets doubles ; pour une plage, écrire « entre … et … » (« du … au … » n'est pas reconnu)
créé et modifié peuvent remplacer created et modified
combinable avec d'autres critères : modified.catherine:"avril 2026" AND ca_objects.description:"[BLANK]"

III) Repérer les champs vides ou renseignés¶

Utile pour le contrôle qualité de la saisie : retrouver les fiches auxquelles il manque une information.

ca_objects.description:"[BLANK]" (ou "[VIDE]") : objets sans description
ca_objects.historique:"[DEFINI]" : objets dont l'historique est renseigné
toujours préciser le champ (table + code de l'élément) et mettre le terme entre guillemets doubles
dans l'interface en français, [SET] (forme anglaise de [DEFINI]) ne fonctionne pas : utiliser [DEFINI], sans accent
codes des éléments dans le profil Musées de France standard : par exemple description (Description) ou historique (Historique) ; la liste complète est consultable par un administrateur dans l'éditeur d'éléments de métadonnées (menu Gérer > Configuration du système)

Pour toutes les autres possibilités (dates, mesures, relations, décomptes…), voir la page Syntaxe de recherche (référence).

E) Historique des recherches¶

Historique

colonne de gauche, menu déroulant sous "historique"
sélectionner la recherche à exécuter de nouveau
les résultats de la recherche sélectionnée s'affichent également automatiquement sous le menu « Historique » (ce menu s'affiche dès qu'une recherche a été exécutée)

F) Enregistrer les recherches effectuées¶

Depuis les interfaces de recherche simple ou de recherche avancée, possible de sauvegarder la requête afin de la réitérer quand on le souhaite.

en recherche simple : bouton « Enregistrer la recherche »
en recherche avancée : bouton « Sauver la recherche sous »

Vous la retrouvez ensuite dans la colonne de gauche au sein d’une liste déroulante sous « recherches enregistrées ».

Liste des recherches enregistrées

Chercher > Objets > Parcourir : naviguer et affiner ses recherches parmi les enregistrements de la base.

NB : Les facettes disponibles sont entièrement paramétrables et dépendent des métadonnées saisies dans les objets de la base

titres
collections
images liées
types d'objets : archives, monographies, périodiques, objets...
personnes liées
années, décennies
statuts d'accès (accessibles au public, restreint…)
catégories de monuments
matériaux...

Toute facette souhaitée peut être ajoutée : nous contacter help@ideesculture.com

Navigation par facettes

Choisir un terme à partir de la fenêtre de navigation : tous les enregistrements associés apparaîtront. Ex : clic sur une catégorie de monument)

Résultats navigation par facettes

Du plus général au plus précis : affiner la recherche en cliquant sur une autre facette et ainsi de suite

Navigation multi-facettes

Pour modifier ou supprimer le filtre, cliquer sur le pictogramme X et sélectionner une nouvelle facette.

H) Actions possibles depuis un résultat de recherche¶

Description des actions possibles

Affiner les résultats grâce aux facettes disponibles
Modifier les Options d'affichage
Effectuer un export ou une édition des résultats
Modifier en direct les résultats de recherche sans rentrer en édition
Visualiser les résultats sur une frise
Placer les objets dans un ensemble

I) Affiner les résultats¶

pictogramme "affiner les résultats" : pour filtrer les résultats obtenus

NB : on retrouve la même liste de facettes que celle proposée dans Chercher > Objets > Parcourir

Affiner les résultats

utilisation des facettes de manière successive et sans limite de cumul, à l'aide de facettes.
ex : facette "média" avec clic sur "média lié" puis facette "décennie" avec clic sur

"1980s"

Facette Média

Résultat obtenu avec facette média lié puis décennie 1850s

II) Affichage et tri des résultats¶

Fenêtre Options d'affichage

Pictogramme Options d’affichage : ajuster les paramètres de tri, de mise en page et les formats d’affichages des résultats.
modification possible du nb de résultats affichés par page

a) Formats d’affichages¶

menu déroulant propose au choix plusieurs formats d’affichages
Ces affichages sont créés et modifiés dans Gérer > Mes affichages : voir Créer un affichage personnalisé
en fonction de l'affichage et de la mise en page sélectionnée : les données affichées pour les résultats seront différentes

b) Tri¶

Par défaut, résultats de la recherche triés par pertinence.
La plupart des métadonnées présentes lors la saisie d’un objet sont proposées au tri : identifiant, date…
tri croissant (de A à Z) ou décroissant (de Zà A)

NB : un clic sur l’en-tête des colonnes du résultat de recherches modifie le tri des résultats, avec une mise en page liste ou modifiable.

c) Mise en page¶

vignettes : les résultats sont affichés sous forme de planches de vignettes

Affichage vignettes

rempli : mise en page type « cartel » contenant la vignette du média rattaché ainsi que tous les champs remplis de l'affichage sélectionné

Affichage rempli

liste : mise en page des résultat sous forme de liste, en colonne, triés selon le tri sélectionné, avec les champs présents dans le format d’affichage choisi

Affichage liste

III) Effectuer un export ou une édition des résultats¶

pictogramme outils d'export / édition
imprimer les étiquettes des résultats : format cartel, paramétrable
télécharger les résultats en tant que
format txt (délimité par des tabulation)
format csv
format xls
format docx
format pdf avec des vignettes ou sans vignettes

NB : les données exportées pour l'ensemble des résultats ou les résultats sélectionnés sont fonction du format d'affichage choisi au préalable.

télécharger le média : télécharger un zip de tous les médias liés aux éléments du résultat de recherche en taille originale, moyenne, petite.

IV) Modifier en direct les résultats de recherche sans rentrer en édition¶

pictogramme tableur
affichage des résultats (en fonction du format d'affichage précédemment choisi) sous forme tableur
possibilité de modifier les valeurs directement depuis ce tableau
fermer le tableau en cliquant sur le bouton X en haut à droite

Très utile notamment pour corriger des erreurs de saisie rapidement

Modification en direct d'un résultat de recherche

V) Visualiser les résultats sur une frise¶

cliquer sur le bouton "Visualiser"
puis sur la flèche face à "frise chronologique" pour valider
on visualise les objets en fonction de leur date, sur une frise chronologique

Frise chronologique

VI) Placer les objets dans un ensemble¶

pictogramme Ensembles
ajouter les éléments cochés à un ensemble existant en le sélectionnant dans la liste

NB : chaque utilisateur ne visualise que les ensembles auxquels il a le droit d'accéder : ceux qu'il a lui même créés et ceux auxquels les autres utilisateurs lui ont donné accès.

créer l'ensemble : avec tous les résultats ou les résultats cochés

NB : attention quand on navigue d'une page à l'autre des résultats de recherche, la sélection ne peut perte conservée en mémoire par le navigateur : penser à ajouter les résultats cochés page par page à l'ensemble.

Ajouter les résultats à un ensemble

Pour aller plus loin : support de cours "gestion des ensembles et traitements par lots"

I/ Entrer en modification / saisie d'un objet¶

clic sur un média attaché à un objet "quicklook" : visionneuse d'image : zoom, annotation...

Visionneuse

clic sur un objet (lien ou image si affichage "vignettes") : on arrive dans l'interface de saisie / modification d'objet

Modification d'objet

NB: l'écran d'arrivée dépend du paramétrage mis en place