5. Le Récolement dans CollectiveAccess¶

Le récolement permet de vérifier les objets, CollectiveAccess vous accompagne dans cette démarche en proposant une procédure complète grâce à des campagnes de récolement.

Introduction¶

Le récolement est une opération de vérification d'objets/numéros d'inventaires au sein du musée. Le but de cette opération est de savoir s'il se trouve au bon endroit (localisation), qu'il est présent dans la collection (disparu, mauvaise classification...), son état, son marquage et s'il est bien inscrit dans l'inventaire ou répertorié sur des documents divers. Cette opération est obligatoire tous les 10 ans (Musée de France) et s'organise en campagne de récolement en fonction de divers critères (soit par thème, par lieu, par collection). En découle la rédaction de fiche de récolement pour chaque objet vérifié. La fin de la campagne se termine par la rédaction d'un procès-verbal.

Ce que permet CollectiveAccess :

Dans le cas de l'inventaire, CollectiveAccess permet de faire une base documentaire qui permet de se renseigner, gérer et de modifier facilement chaque fiche d'objet. Elle ne peut considérer comme l'inventaire réglementaire des collections du musée, car celui-ci doit être imprimé (signé, daté...) et sécurisé. Cependant, CollectiveAccess simplifie la procédure pour réaliser un inventaire. Il permet aussi d'avoir un outil informatique qui permet d'effectuer des recherches directement dans la base documentaire (vérification, modifications, suppression) et d'avoir en permanence un registre d'inventaire accessible.
Dans le cas du récolement, CollectiveAccess permet la facilitation de cette opération. Par sa fonction récolement, il permet de suivre en direct le nombre d'objets récolés, de consulter leurs fiches, de voir les anciennes campagnes et permet de faire le procès-verbal du récolement (imprimé, email, PDF).

Comment créer une campagne de récolement ?¶

Rendez vous dans le menu Nouveau > Campagne de récolement, vous arriverez sur un nouvel écran de saisie afin de créer votre campagne.

Présentation de l'écran de saisie¶

Nom de la campagne¶

Nommez votre campagne de récolement de manière explicite afin de d'expliquer à quoi elle correspond

Numéro de la campagne¶

Un identifiant unique à la campagne

Récolement décennal¶

Définnisez une décennie pour votre récolement (les récolements sont triés par décennie)

Dates prévisionnelles de réalisation de la campagne¶

Notez ici les estimations de début et de fin de la campagne

Dates effectives de réalisation de la campagne¶

Notez ici les dates réelles de début et de fin de la campagne

Intervenants¶

Ce champ permet de préciser le nom des différents intervenants de la campagne. Ce champ est relié au fichier des entités. Si vous ne trouvez pas le nom de l'intervenant, la documentation pour le rajouter est disponible ici

Contenu scientifique de la campagne¶

Le contenu scientifique relatif à la campagne

Champs couverts¶

indiquez les differents champs couverts par la campgne et des notes realatifs à ceux-ci.

Méthode utilisée pour la campagne¶

Indiquez les caractéristiques techniques de la campagne et les differents moyens mis en œuvre pour cette derniere. (Ce champ est au format texte enrichi, vous pouvez appliquez des modifications sur la forme du texte (police,taille,couleur,etc..) comme pour un fichier word)

Localisation¶

Localisez où sont les objets à récoler

Caractérisation de l'espace¶

Selectionnez dans la liste déroulante le résultat le plus proche de l'espace du récolement

Conditionnement des biens à récoler¶

Indiquez le conditionnement des biens à récoler

Accessibilité¶

Les conditions d'accès physique de la campagne

Fiches de récolement liées¶

Champ affichant la liste des fiches de récolement de la campagne, ce champ est en lecture seule vous ne pouvez pas ajouter de fiches ici. Lorsque des fiches sont disponibles cliquez sur celle de votre choix pour accèder à son écran de complétion

Date du PV¶

Date de génération du procès verbal de la campagne

Fichier numérique attaché à la campagne¶

Permet d'ajouter n'importe quel fichier à la campagne Fichier_Numerique

Après avoir saisi votre campagne de récolement, enregistrez la via les boutons du même nom en haut et en bas de la page

Gérer la campagne¶

Pour accéder à la liste de vos campagnes rendez vous dans le menu Procédures Réglementaires > Suivi du récolement

Le menu des campagnes vous permet de consulter l'intégralité de vos campagnes en cours.

Partie Gauche¶

Le menu de gauche offre un résume des informations concernant vos campagnes :

la décennie des campagnes
le nombre de campagne dans cette décennie
le nombre d'objets récolés dans cette décennie
le nombre d'objets pas encore récolés dans cette décennie
le nombre total d'objets dans cette décennie
le pourcentage total de finition des campagnes

Ces éléments se répetent pour chaque décennie dans laquelle est définie au moins une campagne. Sous ces informations ce trouvent différents liens de documentation ou d'assistance

Rafraîchir¶

Le bouton rafraîchir sert à mettre à jour les informations des campagnes, il est conseillé d'utiliser ce bouton à chaque retour sur cette page car la base ne se mets pas à jour seule

En dessous vous pouvez retrouver vos campagnes triées par décennie. Pour rétrécir/agrandir les informations d'une décennie, cliquez sur le bouton grisé de la décennie.

Pour chaque décennie vous pourrez retouver un suivi graphique ainsi qu'un tableau de progression.

Tableau de progression¶

Le tableau de progression résume tout les tableaux dans la décennie à laquelle il appartient en 8 colonnes :

Le journal permet d'accéder à la page résumé de la campagne
Campagne : Le numéro et le nom de la campagne, cliquez sur ce champ pour accéder à un résumé plus complet ainsi qu'à la liste des objets à récoler
Localisation : fait réference au champ localisation saisi pour la campagne
Type de collection : fait réference au champ champ couvert saisi pour la campagne
Dates prévisionnelles : fait réference au champ Dates prévisionnelles de réalisation de la campagne
Dates effectives : fait réference au champ Dates effectives de réalisation de la campagne
Procès verbal : fait réference au champ Date du PV saisi pour la campagne
Nombre d'objets récolés :
- Générer les fiches : si aucun objet n'as été précisé pour la campagne vous pouvez générer les fiches en cliquant sur cette colonne puis en sélectionnant un ensemble
- Si des objets sont déjà en lien avec la campagne alors cette colonne affiche une barre de progression, le nombre d'objets récolé, le nombre d'objets total ainsi qu'une flèche verte pour ajouter d'autres ensembles d'objets. Cliquez sur la barre de progression pour accéder à la liste des objets à récoler

Récoler un objet¶

** Important ** Vous ne pouvez pas récoler d'objet si vous n'avez pas au moins déjà créé une campagne.

Pour récoler un objet il faut se rendre sur l'écran Informations du PV de récolement depuis campagne

Cette page donne un résumé plus complet de la campagne Ecran_PV

En dessous se trouve le tableau des objets à récoler :

Le journal permet d'accéder à la page de récolement de l'objet
L'identifiant correspondant au nom de la fiche récolement de l'objet
Le titre correspondant au nom de l'objet
Le carré indique si l'objet est récolé (carré bleu) ou non (carré gris)
Vu/non vu indique si l'objet à été vu lors du récolement
L'emplacement indique ou été situé l'objet lors du récolement

Écran de récolement de l'objet¶

Le récolement d'un objet peut se faire seul ou faire partie d'une campagne de récolement, les champs sont les mêmes dans les 2 cas mais l'objet issu d'une campagne posséde certains champs pré-complété.

Attention un objet récolé hors campagne de récolement ne sera donc pas visible dans les statistiques du plugin MuséesDeFrance : les PV de récolement sont rattachés à la campagne.

Objets liés¶

Définissez ici l'objet à récoler.

Photographie spécifique au récolement¶

L'objet peut déjà posséder une image

Intégrez une image grâce à ce champ :

Écrivez dans label préféré le nom que voous voulez donner à votre image
Définissez l'accessibilité de l'image dans la liste déroulante "Accès"
Vous pouvez définir un statut pour la représentation si vous attendez modifications ou si vous les avez réalisées

Photographie documentaire¶

Permet de donner des informations sur les photographies existantes de l'objet (cocher oui/non pour chaque photographie):

Photographie existante
Photographie des marques
Photographie du/des numéros d'inventaire
Photographie réalisée lors du récolement

Numéro de fiche du récolement précédent¶

Indiquez le numéro de fiche du précédent récolement de l'objet si l'objet a déjà été récolé

N° de fiche de récolement¶

Indiquez le numéro de la fiche du récolement de l'objet

Nom de l'objet récolé¶

Indiquez le nom de l'objet récolé

Présence du numéro d'inventaire¶

Notez le numéro d'inventaire de l'objet

Expertise du numéro d'inventaire¶

Permet de donner des informations sur le numéro d'inventaire de l'objet (cocher oui/non pour chaque photographie):

Numéro d'inventaire marqué sur l'étiquette
Numéro d'inventaire marqué sur l'objet
numéro d'inventaire marqué sur un autre support
Numero d'inventaire non identifiable

Un champ commentaire est disponible afin d'ajouter des informations sur le numéro d'inventaire

Présence d'un autre numéro¶

Indiquez si un autre numéro est présent sur l'objet

Problème d'identification¶

Indiquez s'il existe des problèmes d'identification sur le numéro d'inventaire

Présence du bien dans le récolement précédent¶

Indiquez si le bien était présent lors de son précédent récolement

Présence du bien dans le récolement en cours¶

Indiquez si le bien est présent

Date du précédent récolement¶

Indiquez la date du précédent récolement de l'objet

Date du récolement en cours¶

Indiquez la date du précédent récolement actuel

Localisation dans le précédent récolement¶

Indiquez ou se trouvait l'objet lors de son précédent récolement et quand il y a été vu

Localisation dans le récolement en cours¶

Indiquez ou se trouve l'objet et quand il a été vu

Emplacements liés¶

Indiquez un emplacement lié à l'objet. Ce champ peut faire référence au champ localisation dans le récolement en cours car il permet d'être plus précis

Campagne liée¶

Vous pouvez lié la fiche de récolement à une campgne. Si l'objet provient d'une campagne elle sera indiquée ici

Constat d'état¶

Décrivez l’état de l’objet : date du constat, constat d'état, état global et commentaire ; vous pouvez associer à ce constat tout document numérique souhaité.

Objet inventorié plusieurs fois¶

Cochez si l'objet a été inventorié plusieurs fois

Conformité avec la source¶

Définissez si l'objet est conforme avec sa source

Type et références de la source¶

Décrivez le type et les références de la source de l'objet

Inscriptions¶

Notez les inscriptions sur l'objet ici : le texte, son type et s'il est inscrit à la fiche de l'objet

Récoleur¶

Indiquez ici le nom du récoleur de l'objet. Ce champ est relié au fichier des entités et CollectiveAccess vous permettra de créer la fiche du récoleur au fil de l'au

Date de visualisation¶

Notez la date à laquelle l'objet a été vu

Date de validation du récolement¶

Indiquez la date de validation du récolement sur place et la date de validation définitive

Valideur¶

Indiquez ici le nom du valideur du récolement. Ce champ est relié au fichier des entités et CollectiveAccess vous permettra de créer la fiche du valideur au fil de l'au

Récolement fait¶

Cochez si le récolement est fini où non

Occurences liées¶

Vous pouvez relié l'objet à des fiches de récolement (par exemple les anciens récolement de l'objet).

Suite à donner au récolement¶

Après le récolement d'un objet, sélectionnez cet écran afin de noter une ou plusieurs suites à donner au récolement.

Types de suites disponibles :

Objet à identifier
Objet à inventorier
Objet à marquer
Objet à photographier
Objet à localiser
Objet à traiter
Objet à récoler ultérieurment
Notice documentaire à créer
Recherches complémentaires à poursuivre sur l'objet
Plainte à déposer

Pour chaque suite possible cochez si elle est à réaliser et ajoutez des précisions. Une fois réalisée indiquez la date de réalisation et le détail des opérations effectuées (Pour une plainte déposé un fichier en lien avec la plainte)

Générer le procès-verbal¶

Après avoir fini le récolement, retournez dans Information du PV de récolement et cliquez sur Générer le procès verbal puis sur télécharger cela vous donnera un fichier word avec les informations de votre campagne